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Una herramienta puede ser rápida, moderna y técnicamente excelente… y aun así fracasar.
Porque implementar tecnología no significa automáticamente cambiar una organización.
Para que una nueva forma de trabajar funcione, las personas necesitan entenderla, participar en ella y encontrarle sentido.
Cuando cambia una herramienta, también cambia el trabajo
Una nueva tecnología no llega sola. Puede cambiar quién realiza una tarea, cómo se comparte información, qué actividades dejan de existir o qué conocimientos necesitamos aprender. Por eso, cuando alguien se resiste a una nueva herramienta, el problema no siempre es:
“No quiere usar tecnología.”
A veces la verdadera pregunta es:
“¿Entiende qué está cambiando y por qué?”
Cuatro preguntas que ayudan a entender el cambio
Antes de comunicar o capacitar, conviene responder estas preguntas desde la perspectiva del equipo.
Cuatro preguntas que ayudan a entender el cambio
Antes de comunicar o capacitar, conviene responder estas preguntas desde la perspectiva del equipo.
1. ¿Qué problema estamos resolviendo?
La herramienta debe responder a una necesidad que las personas puedan reconocer.
Ejemplo: “Queremos reducir el tiempo que dedicamos a buscar información.”
2. ¿Por qué necesitamos cambiar?
Si no entendemos el motivo, cualquier cambio puede parecer simplemente trabajo adicional.
Ejemplo: "Hoy dependemos de archivos separados y eso provoca información duplicada.”
3. ¿Qué será diferente?
Las personas necesitan saber qué tareas cambian, cuáles desaparecen y cuáles seguirán funcionando igual.
Ejemplo: “Ya no será necesario capturar la misma información dos veces.”
4. ¿Qué mejorará?
El beneficio debe poder entenderse desde el trabajo cotidiano
Ejemplo: “Podremos consultar la información sin pedirla a otra persona.”
Imagina este cambio
Una empresa decide reemplazar las solicitudes por correo con un nuevo sistema. El mensaje que comunica es muy directo
Nueva Instrucción
"A partir del lunes, las solicitudes se harán aquí"
Las personas sin embargo, se hacen otras preguntas:
¿Por qué estamos cambiando?
¿Qué pasa con lo anterior?
¿Ahora quién autoriza?
¿Qué tengo que hacer diferente?
¿Esto realmente me ayudará?
Implementar no es lo mismo que transformar
Implementar tecnología es instalar algo nuevo. Transformar es cambiar la forma de trabajar para lograr mejores resultados.
Quien hace el trabajo también conoce el problema
Las personas que viven el día a día tienen información valiosa que no siempre aparece en los diagramas o documentos
Solo implementar
“Tenemos un nuevo sistema.”
↓
Capacitación técnica
↓
“Así se utiliza.”
↓
Esperar que todos lo adopten
Transformar
“Tenemos este problema.”
↓
Entendemos cómo afecta al equipo
↓
Diseñamos una mejor forma de trabajar
↓
La tecnología ayuda a conseguirla
↓
Las personas entienden el cambio
Lo que dice el proceso
"Capturar solicitud"
Lo que sabe quien lo realiza
"Antes tengo que buscar tres datos, preguntar quién autoriza y revisar si alguien ya hizo la solicitud".