Una empresa puede tener tecnología, sistemas y procesos definidos y aun así encontrarse con un problema muy cotidiano.
La información que ya existe, no siempre se encuentra donde se necesita.
Un dato puede estar en un sistema, otro en una hoja de cálculo, otro en un correo y otro solamente lo conoce una persona de equipo.
Mientras la operación es pequeña, trabajar así puede aparentar ser sencilla de manejar, sin embargo, cuando la organización crece, los clientes, movimientos, productos y decisiones también lo hacen. Ahí es donde comienzan los problemas.
El problema no siempre es la falta de información
Muchas veces el problema es que hay demasiada información que se encuentra dispersa.
Cada paso adicional consume tiempo y aumenta la posibilidad de cometer errores y cuando esto se repite, cientos o miles de veces dentro de una organización, deja de ser un pequeño inconveniente para convertirse en un problema operativo.
Y esto no necesariamente significa que una empresa esté trabajando sin tecnología.
Cuando crecer también complica la operación
Nadro es una empresa mexicana dedicada a la distribución de productos farmacéuticos, de salud y cuidado personal. El reto deja de ser solamente registrar datos, también es necesario conseguir que esos datos puedan acompañar a los procesos y llegar a las personas que los necesitan en el momento adecuado.
Su operación implica coordinar grandes volúmenes de pedidos, productos, movimientos de almacén, entregas, usuarios y clientes. A medida que una organización alcanza esta escala, mantener la información disponible y conectada se vuelve cada vez más importante.
Cuando cada sistema resuelve una parte
Uno de los proyectos de transformación digital documentados por AWS permite observar claramente este problema.
Conforme la operación digital de Nadro creció, diferentes plataformas comenzaron a participar en la interacción con sus clientes.
AWS señala que la empresa identificó una oportunidad para mejorar la sincronización entre estas plataformas y avanzar hacia una visión más unificada de sus clientes y sus interacciones. El objetivo era centralizar información y reducir la carga operativa relacionada con la administración de usuarios.
Esto representa una situación común en muchas organizaciones. No necesariamente existe un sistema incorrecto.
El caso de Nadro muestra otra forma de pensar la tecnología
Los proyectos de digitalización documentados públicamente sobre Nadro muestran un patrón común: avanzar hacia procesos más integrados, reducir actividades manuales y acercar la información a las personas que realizan las operaciones.
Lo importante del caso no es una tecnología específica. La lección está en entender que, cuando una empresa crece, también necesita mejorar la manera en que sus procesos se comunican. Eso puede significar integrar información, automatizar algunos pasos o hacer que una actividad pueda continuar sin depender constantemente de búsquedas y validaciones manuales.
La información debe formar parte del proceso
Cuando la información está integrada, cada actividad puede alimentar a la siguiente. La operación deja de depender tanto de tareas administrativas adicionales.
No siempre se necesitan más herramientas
Cuando una empresa encuentra problemas de información, una reacción común puede ser incorporar una nueva herramienta para resolver cada necesidad. Pero agregar sistemas de manera aislada también puede aumentar la fragmentación.
Antes de buscar una solución nueva, conviene preguntarse:
¿La información que ya tenemos está conectada?
¿Las áreas pueden consultar los mismos datos?
¿Tenemos que capturar la misma información varias veces?
¿Un cambio realizado en un proceso se refleja en los demás?
¿Las personas pueden conocer el estado de una operación sin preguntar a diferentes equipos?
Estas preguntas permiten identificar si el problema realmente está en la falta de tecnología o en la forma en que se está utilizando.
ransformación digital también significa integrar
Una empresa digitalmente transformada no es necesariamente la que utiliza más aplicaciones. Es la que logra que su información acompañe a sus procesos:
Ventas puede necesitar información de inventario ➡ Inventario puede generar necesidades de compra ➡ Compras puede afectar disponibilidad ➡ Una entrega puede generar información administrativa ➡ Administración necesita conocer lo que ocurrió en toda la operación.
- Cuando cada área trabaja con una visión diferente, la organización pierde tiempo intentando reconciliar información.
- Cuando los procesos están conectados, los datos pueden utilizarse desde distintos puntos sin comenzar desde cero.
La principal lección del caso Nadro
✔ El crecimiento hace que problemas pequeños se vuelvan más visibles.
✔ Una hoja de cálculo puede funcionar para pocos movimientos.
✔ Un correo puede resolver una excepción.
✔ Una persona puede recordar dónde se encuentra determinada información.
✔ Pero a medida que aumenta la escala, estas soluciones dejan de ser sostenibles.
El caso de Nadro muestra cómo una organización puede avanzar hacia operaciones más conectadas, en las que la información acompaña al proceso y no depende únicamente de esfuerzos manuales.
La tecnología puede ser parte de la respuesta.
Pero el verdadero cambio ocurre cuando la empresa consigue que sus áreas, procesos e información trabajen en conjunto.
Este artículo toma como referencia el caso de transformación digital de Nadro publicado por Amazon Web Services, enfocado en la integración de sistemas, centralización de información y automatización de procesos.
¿Quieres conocer el caso completo?
Consulta la historia original de Nadro y profundiza en cómo abordaron sus retos de integración y operación.
