Digitalización
Libreta con cuentas y datos
Documento en papel
Hoja de cálculo
Instalar Sistema
Organizar info.
Todo eso puede ser útil pero digitalizar una actividad no significa necesariamente transformarla.
Digitalizar vs Transformar
Digitalizar
Llevar lo actual a una pantalla
Cambiar el formato
Reducir papel
Hacer lo mismo digitalmente
Transformar
Reeplantear cómo debería funcionar
Cambiar el proceso.
Reducir fricción
Diseñar una mejor forma de trabajar
Ahora, imagina un proceso en el que una persona llena un formulario, otra revisa la información, una tercera vuelve a capturarla en otro sistema y finalmente alguien más autoriza el resultado. Podríamos digitalizar ese proceso creando un formulario en línea pero seguiríamos teniendo los mismos pasos, solo que ahora ocurrirían en una pantalla.
Transformarlo sería diferente. Podríamos hacer que la información se capture una sola vez, que llegue automáticamente a quien necesita revisarla y que determinadas validaciones ocurran sin intervención manual. El objetivo no sería simplemente eliminar el papel sino eliminar fricción.
Es por eso que antes de incorporar una herramienta conviene observar cómo funciona el proceso actual y preguntarnos:
¿Qué pasos realmente aportan valor?
¿Qué información se captura varias veces?
¿Qué depende innecesariamente de una persona?
¿Dónde aparecen retrasos?
A veces la mejor transformación no comienza con una aplicación nueva, comienza eliminando un paso y la tecnología viene después.
Digitalizar cambia el formato. Transformar cambia la forma de trabajar.
Automatizar algo innecesario sigue siendo innecesario
La automatización suele presentarse como una de las grandes promesas de la transformación digital y ciertamente puede serlo.
Una tarea que antes requería veinte minutos puede ejecutarse en segundos. Un reporte puede generarse automáticamente. Una notificación puede enviarse sin que alguien tenga que recordarlo.
Pero hay una pregunta que debería aparecer antes de automatizar cualquier cosa:
¿Esta tarea realmente necesita existir?
Imagina que una persona copia cada mañana información de un sistema y la pega en una hoja de cálculo. Podríamos crear una automatización que haga exactamente eso y el proceso sería más rápido, pero... quizá la verdadera pregunta sea por qué esa información necesita copiarse.
Tal vez ambos sistemas podrían conectarse, tal vez la hoja de cálculo ya no sea necesaria o tal vez el dato podría mostrarse directamente donde se utiliza. Ahí aparece una diferencia importante.
Automatizar significa hacer una actividad con menos intervención humana. Transformar significa decidir si esa actividad sigue teniendo sentido dentro de una mejor forma de trabajar.
Un buen orden sería:
Entender
Primero observamos qué sucede.
Simplificar
Después eliminamos pasos innecesarios.
Automatizar
Y solo entonces automatizamos aquello que todavía vale la pena hacer.
La automatización puede liberar mucho tiempo, pero su mayor valor aparece cuando se utiliza para mejorar procesos que ya fueron pensados correctamente.
No solo se trata de hacer más rápido todo lo que hacemos. Se trata de dejar de hacer aquello que ya no necesitamos.