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CASO-INVENTARIO
De existencias inciertas a información confiable
Cuando el sistema dice una cosa y el almacén otra
Problema
En el sistema aparecen 20 piezas, pero al revisar físicamente solo hay 13. Algunas entradas no se registraron a tiempo, otras salidas quedaron pendientes y nadie sabe exactamente cuándo comenzó la diferencia.
¿Qué está pasando?
La empresa sí registra sus productos, pero la información no siempre se actualiza en el momento en que ocurre un movimiento. Una recepción puede llegar y registrarse después. Un producto puede salir del almacén sin que el sistema se actualice inmediatamente. Con el tiempo, esas pequeñas diferencias se acumulan.
“Sabemos que debería haber producto. Lo difícil es saber cuánto hay realmente.”
ANTES
Así se trabajaba antes
Los movimientos ocurren primero y se registran después. La información del sistema siempre va un paso detrás de lo que realmente pasa en almacén.
Compra
Llegada
Anotación
Movimiento Físico
Actualización posterior
El equipo tiene que..
Entradas registradas después
Salidas anotadas manualmente
Ajustes frecuentes
Conteos físicos para corregir diferencias
Información en distintas hojas o sistemas
¿Dónde aparecen las fricciones?
Los movimientos se registran tarde
La operación ocurre primero y el sistema se actualiza horas o días después.
Existen varias fuentes de información
El sistema muestra una cantidad, mientras que una hoja de cálculo muestra otra.
Es difícil localizar diferencias
Cuando algo no coincide, puede tomar tiempo descubrir qué movimiento provocó el error.
Cuando algo no coincide, puede tomar tiempo descubrir qué movimiento provocó el error.
Compras o ventas pueden trabajar con cantidades que ya no reflejan la realidad.
El cambio empieza registrando el movimiento cuando ocurre
No se trata solamente de tener un sistema de inventario. La diferencia está en que cada entrada, salida y traslado forme parte del mismo proceso.
1 Registrar cada cada recepción
Anotar cada cliente interesado desde el primer contacto.
3 Definir ubicaciones
Tener la información clave en un solo lugar.
5 Mantener trazabilidad de movimientos
Conservar las propuestas en un mismo lugar.
2 Registrar cada salida
Asignar a una persona que dé seguimiento.
4 Identificar responsables
Definir qué se hará después de cada conversación
6 Revisar diferencias antes de que se acumulen
Saber en qué etapa está cada oportunidad
DESPUÉS
Así puede verse después
Compra
Recepción
Ubicación
Disponibilidad
Salida
El equipo puede ver
Cuánto producto hay
En qué ubicación está
Qué acaba de entrar
Qué ya salió
Qué está reservado
Qué hace falta reponer
Qué movimientos provocaron una diferencia
¿Qué cambia realmente?
ANTES | DESPUÉS |
El sistema se actualiza después | La información forma Los movimientos se registran cuando ocurren |
Las diferencias se detectan tarde | Las diferencias pueden localizarse |
Hay varias fuentes de información | Existe una fuente principal de información |
Se depende de conteos correctivos | Los conteos sirven para validar, no reconstruir. |
Tecnología que puede Intervenir
ERP
Un sistema de inventario ayuda a registrar movimientos, ubicaciones y cantidades disponibles en un mismo lugar.
Registrar recepciones
Controlar salidas
Gestionar ubicaciones
Consultar existencias
Revisar movimientos
Detectar Faltantes
Relacionar compras y ventas
Pero el sistema no corrige un proceso desordenado
Si los productos se mueven sin registrarse, si las ubicaciones no están claras o si cada persona trabaja de manera diferente, las diferencias seguirán apareciendo.
Si hoy alguien te preguntara cuántas piezas tienes disponibles, ¿confiarías en la información del sistema sin ir al almacén a comprobarlo?
La transformación digital en inventario no consiste en contar más rápido. Consiste en hacer que cada movimiento deje información confiable.