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CASO-INVENTARIO
De existencias inciertas a información confiable
Cuando el sistema dice una cosa y el almacén otra
PROBLEMA:
En el sistema aparecen 20 piezas, pero al revisar físicamente solo hay 13. Algunas entradas no se registraron a tiempo, otras salidas quedaron pendientes y nadie sabe exactamente cuándo comenzó la diferencia.
COMPRA
RECEPCIÓN
ALMACÉN
SALIDA
INVENTARIO
¿Qué está pasando?
La empresa sí registra sus productos, pero la información no siempre se actualiza en el momento en que ocurre un movimiento.
Una recepción puede llegar y registrarse después. Un producto puede salir del almacén sin que el sistema se actualice inmediatamente.
Con el tiempo, esas pequeñas diferencias se acumulan.
“Sabemos que debería haber producto. Lo difícil es saber cuánto hay realmente.”
ANTES
Así se trabaja antes
Los movimientos ocurren primero y se registran después. La información del sistema siempre va un paso detrás de lo que realmente pasa en almacén.
COMPRA
LLEGADA.
ANOTACIÓN
mOVIMIENTO fÍSICO
ACTUALIZACIÓN POSTERIOR
- Entradas registradas después
- Salidas anotadas manualmente
- Ajustes frecuentes
- Conteos físicos para corregir diferencias
- Información en distintas hojas o sistemas
¿Dónde aparecen las fricciones?
Liste y describa las características clave de su solución o servicio.
Los movimientos se registran tarde
La operación ocurre primero y el sistema se actualiza horas o días después.
Existen varias fuentes de información
El sistema muestra una cantidad, mientras que una hoja de cálculo muestra otra.
Es difícil localizar diferencias
Cuando algo no coincide, puede tomar tiempo descubrir qué movimiento provocó el error.
Las decisiones se toman con información incompleta
Compras o ventas pueden trabajar con cantidades que ya no reflejan la realidad.
El cambio empieza registrando el movimiento cuando ocurre
No se trata solamente de tener un sistema de inventario. La diferencia está en que cada entrada, salida y traslado forme parte del mismo proceso.
01. Registrar cada recepción
02. Registrar cada salida
03. Definir ubicaciones
04. Identificar responsables
05. Mantener trazabilidad de movimientos
06. Revisar diferencias antes de que se acumulen
La información se vuelve confiable cuando el proceso y el registro ocurren juntos.
DESPUÉS
ASí Puede Verse Después
COMPRA
RECEPCIÓN
UBICACIÓN
DISPONIBILIDAD
SALIDA
El equipo puede ver
- Cuánto producto hay
- En qué ubicación está
- Qué acaba de entrar
- Qué ya salió
- Qué está reservado
- Qué hace falta reponer
- Qué movimientos provocaron una diferencia
¿QUÉ CAMBIA REALMENTE?
Tecnología que puede Intervenir
ERP/Sistema de inventario
Un sistema de inventario ayuda a registrar movimientos, ubicaciones y cantidades disponibles en un mismo lugar.
- Puede ayudar a:
- Registrar recepciones
- Controlar salidas
- Gestionar ubicaciones
- Consultar existencias
- Revisar movimientos
- Detectar faltantes
- Relacionar compras y ventas
Pero el sistema no corrige un proceso desordenado
Si los productos se mueven sin registrarse, si las ubicaciones no están claras o si cada persona trabaja de manera diferente, las diferencias seguirán apareciendo.
Si hoy alguien te preguntara cuántas piezas tienes disponibles, ¿confiarías en la información del sistema sin ir al almacén a comprobarlo?
La transformación digital en inventario no consiste en contar más rápido. Consiste en hacer que cada movimiento deje información confiable.